Hojas de cálculo

En los primeros tiempos de la microinformática se consideró la posibilidad de desarrollar una aplicación capaz de resolver cualquiera de los problemas de cálculo y tabulación que tradicionalmente quedaban en manos del lápiz, papel y calculadora.

Para que el programa fuera bien aceptado debía ser muy versátil, de forma que no se limitara a un campo de actuación exclusivo. Sólo sus futuros usuarios debían ser los encargados de buscar aplicaciones concretas al programa.

Otra cualidad exigible era su sencillez de uso. El usuario medio del producto no sería un especialista en Informática y su nivel de conocimientos podía ser muy diverso.

Origen de las hojas de cálculo

Bob Frankston y Dan Bricklin, en San José de California, fueron los padres de una aplicación que reunía todas las exigencias anteriores, y a la que denominaron Visicalc.

La idea resultó tan brillante en el plano comercial que a los pocos meses de su lanzamiento formaron una empresa con el único objetivo de mantener y distribuir su aplicación.

Posteriormente surgieron productos similares, hasta llegar a la gran variedad de hojas de cálculo que existen actualmente.

Los resultados de aplicar este producto a ordenadores personales han sido tan óptimos que, en la actualidad, muchas de las aplicaciones de planificación que tradicionalmente se explotaban en grandes ordenadores, han pasado a resolverse cómodamente con un microordenador y la correspondiente hoja electrónica.

Los programas de hoja electrónica permiten automatizar la resolución de problemas tradicionalmente encomendados al lápiz, papel y calculadora.

Los programas de hoja electrónica permiten automatizar la resolución de problemas tradicionalmente encomendados al lápiz, papel y calculadora.

Para qué sirve una hoja electrónica

Una hoja electrónica es un programa orientado a resolver problemas de planificación y cálculo tabulado. Por ejemplo:
– Planificaciones financieras, de mercado, de personal…
– Gestión de procesos de fabricación.
– Seguimiento de costos.
– Preparación de ofertas.
– Confección de estudios estadísticos.

Normalmente estos programas se ejecutan en ordenadores personales, aunque también es posible explotarlos en miniordenadores e incluso en grandes ordenadores.

Estructura de una hoja electrónica

Desde el punto de vista lógico, una hoja electrónica es una gran matriz de celdas con filas numeradas (1, 2, 3…) y columnas (A, B, C…), de tal forma que cada uno de los elementos de la hoja queda perfectamente identificado por el número de la fila en la que se encuentra y por la referencia de la respectiva columna.

El sistema de designación es similar al utilizado en el popular juego de los barcos: una retícula con las casillas identificadas por el cruce de fila y columna.

El contenido de las celdas que integran la matriz u hoja electrónica puede ser de tres tipos:
* Literales alfabéricos, que sirven únicamente para realizar descripciones de otros elementos de la hoja electrónica.
* Datos numéricos, que pueden ser utilizados para representar la información numérica manejada.
* Fórmulas de cálculo, que manejarán datos numéricos de la hoja para producir resultados.

De esta forma, cuando el usuario introduce o modifica el contenido de un literal alfabético, el programa se limita a almacenar la descripción introducida. En cambio, cuando se introduce o modifica un elemento numérico, o una fórmula de cálculo, el programa se encarga de recalcular de forma automática todos los elementos relacionados.

Tal posibilidad de recálculo convierte a estos programas en poderosas herramientas de trabajo para resolver muy diversos tipos de problemas.

La hoja electrónica de la izquierda muestra un supuesto de cálculo. Las casillas D2, D3 y D4 se han definido, respectivamente, por medio de las siguientes fórmulas: (B2*C2), (53*C3) y (B4*C4). La celda D5 contiene la fórmula: (D2+D3+D4). La pantalla de la derecha revela la naturaleza del contenido de cada celda de la hoja representada a la izquierda.

La hoja electrónica de la izquierda muestra un supuesto de cálculo. Las casillas D2, D3 y D4 se han definido, respectivamente, por medio de las siguientes fórmulas: (B2*C2), (53*C3) y (B4*C4). La celda D5 contiene la fórmula: (D2+D3+D4). La pantalla de la derecha revela la naturaleza del contenido de cada celda de la hoja representada a la izquierda.

Funcionamiento de una hoja electrónica

Para ejecutar el programa de aplicación de hoja electrónica en un ordenador personal hay que empezar invocando al programa en cuestión. Éste puede residir en disco rígido o en un disco flexible que se introducirá en la correspondiente unidad lectora.
– De inmediato aparecerá en la pantalla una representación en forma de retícula o matriz de casillas, en la que las filas estarán numeradas y las columnas se identificarán mediante letras o números.
– Para desplazarse a través de los elementos de la matriz (las celdas), el usuario controlará el movimiento del cursor que, inicialmente, aparecerá situado en el elemento A-1; esto es: en la casilla definida por la intersección de la primera fila y la primera columna.
– Una vez situado convenientemente el cursor (mediante las teclas de desplazamiento del cursor hacia arriba, abajo, derecha o izquierda), será preciso teclear el dato que se desee intro ducir en la correspondiente celda de la matriz.
El dato puede ser un literal alfabético, un dato numérico o una fórmula de cálculo.
– Tras definirlas, las fórmulas tomarán el valor que resulte de ejecutar las respectivas operaciones sobre los datos numéricos depositados en otras celdas.
Los cálculos correspondientes a una fórmula no sólo se realizan en el momento de su introducción, sino que serán recalculados por el programa cada vez que se modifique alguno de sus parámetros; desde luego, siempre que el usuario así lo decida.
– Existen diversos formatos para la representación en pantalla de los elementos de la matriz que da cuerpo a la hoja electrónica: científico, entero, ajustado a la derecha, ajustado a la izquierda, etc. El usuario decide siempre cuál es el formato de representación de los datos.
– Dado que el tamaño de la pantalla es limitado, tanto para filas como para columnas, el programa permite utilizar la pantalla a modo de ventana: ésta va desplazándose sobre la hoja electrónica y va mostrando distintas porciones de la misma. De esta forma, el movimiento del cursor siempre será relativo al movimiento de la ventana dentro de la hoja.
– Mediante la combinación de ambos movimientos (ventana y cursor) el usuario puede examinar todo el contenido de la hoja electrónica, antes de proceder a su escritura en una impresora o a su almacenamiento en un soporte de memoria (cinta, disco. . .).
– Por supuesto, no es imprescindible terminar una sesión de trabajo con la impresión o almacenamiento de la hoja electrónica. En muchos casos manteniendo la analogía con el papel, lápiz y máquina de calcular-, los resultados obtenidos sólo servirán para tomar una decisión, y el usuario acabará rompiendo el papel (corresponde a finalizar la ejecución sin almacenamiento ni impresión).

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